财务相关¶

为了方便同学老师的报销，特针对不同的场景编写报销指南。

常用的发票抬头：

及时报销

每个自然年的发票报销日期最晚是下一年的三月底，切勿拖延或者积攒。
此外，某些特定日期（如 12 月底）财务将进行核算，无法处理报销。

报销方式¶

学校支持的报销方式包括：

对于任何非人民币交易（包括因公出境未预借的公杂费等），将以处理报销（而非提交）当日的实时汇率进行结算。因此可根据需要预借外币现金，或调整信用卡的记账方式，以免汇率波动导致损失。

日常报销通常可以通过自助报账系统（info-自助报账）完成。通常只需要上传电子发票，并授权给实验室财务秘书即可。

通常包括办公用品、小型电子产品（单件不超过 1000 元，硬盘、内存等 PC 组件除外）和易损材料（如打印机硒鼓，没有金额限制）。

如单张发票总额低于 1000 元，则只需提供发票；如果超过，则需要额外提供购买/支付记录，可来自于购物平台（如京东、淘宝）、支付平台（如支付宝、微信）或者银行卡账单。最终报销金额通常是发票、购物清单、支付记录中的 最低金额 。

如果纸质发票金额超过 5000 元，还需要提供网上验真结果。电子发票无需验真。

请遵循学校的相关规定，原则上额度是 50 元/人/餐。

依旧按照上述处理，在自助报账系统中额外填写“用餐明细”即可。

因公出行时，北京市内的交通费用可以报销，需要的材料包括：

超过 1000 元的各类设备（计算机系要求各类 PC 组件也纳入其中）需要按照固定资产处理，分为建账和增值两种情况。

用于相对独立的设备（如服务器、打印机、显示器、单块价值价高的 GPU 等），完成后会获得唯一的设备编号，每年需要审计盘点。

通常流程为提出采购申请——采购——建账——报销。其中采购可以分为三类：

上述金额计算的是总金额，不能通过拆包的方式规避。

用于不独立使用，通常可与某资产结合使用的设备组件（如内存、硬盘、服务器模块等），完成后会导致对应资产的价值增加，并共享设备编号。在审计盘点时也可能会被检查。

通常流程与固定资产建账类似，但通常不会涉及到较高的金额。

差旅报销均需提供纸质材料， 电子发票也需要打印 。

差旅报销要求闭环，即无论途径的城市，起点、终点应当相同（通常是北京）。如果不能做到，则需要撰写说明，并将失去此开口行程所有的差旅补助（每日餐饮、城内交通共 180 元/天）。

国内短期差旅的报销材料包括：

交通费例外

出差第一天、最后一天往返机场、火车站等的交通费用（如打车发票）可以报销，但与包干二选一，建议在花费较多或多人共同出行时进行报销。

如果丢失或者缺失某些材料，也需要说明相应的情况。

对于国际差旅的具体流程，请另行参见出国相关。

对 90 天以下的国际差旅报销，有以下额外材料要求：

批件：国际合作与交流处开具的《清华大学出国/赴港澳任务批件(复)》原件或复印件。
外汇预算：国际合作与交流处开具的《清华大学因公出国(境)人员兑换外汇预算单(三个月以下/三个月以上)》原件。
护照（包括首页、签证、出入境记录）复印件：
- 出入境走电子通道的，需打印出入境记录：边检附近的自助打印机、微信移民局小程序、移民局 App 均可。
- 走人工的，出入境用笔标明当次北京出、北京入的章的位置。
- 教职工持因私护照出国需提供《清华大学校管干部持普通证照出境执行公务审批表》/《清华大学教工持用普通证照出境执行公务审批表》。

对于因公出国发生的各类票据，要求如下：

翻译、签字：各种英文报销凭证（即需要报销当做发票用的票据）需用中文注明开支内容、日期、地点数量、金额等，并由出国人员签字。外国票据应带 receipt 或 invoice 字样（如不明显的请用笔标出位置），并提供刷卡记录。
整理：机票、酒店请按顺序排列。
- 机票、火车、船票、打车标注“乘坐时间，离开一到达城市”，并标号①为第一程，②为第二程，行程地点前后应连贯。机票行程单超过 5000 元需要附带验证真伪。
- 酒店请标注入住-离开时间（如6.4-6.10），入住城市（如洛杉矶），并按入住顺序排列标①②。
小于半张 A4 纸的票据，需粘贴到 A4 纸上，登机牌按乘坐顺序贴。